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物流采购活动

2015年04月15日   来源:未知

在物料管理过程中,生产计划和控制部门确定什么时间定购什么材料,以进行生产满足市场需求,而采购部门则负责以适当的方式购买并确保这些材料按时到货。

一、采购活动

泉州到宣城物流采购部门的主要职责是确定合适的供货来源并与供应商商谈价格。通常,采购包括以下活动:

(一)收到采购请求并对其进行分析

采购请求由原料使用部门发出。在物料需求计划管理系统中,由计划制定者发出计划单,授权采购部门制定和签发采购订单。泉州到巢湖物流通常,采购请求至少应包括的信息有:发出者的名称、主管方签字同意的意见、应计入的成本项目;物料说明书;需求数量和计量单位;要求的送货时间和地点;其他信息。

(二)选择供应商

向拟购材料的各供应商征询报价单,收到报价单并进行分析,最后选择供应商。有时采购部门还需通过调查研究来确定供应商。

(三)确定适当的价格

采购部门负责价格谈判,尽量从供应商那里获得最优惠的价格。

(四)签发采购订单

泉州到池州物流采购部门签发的采购订单是买方提出购买的文件,一旦供应商收到订单,它就成为供应商按照采购协议规定的条款和条件发送货物的具有法律效力的合同。采购订单根据采购请求或报价单及其他附加信息制定。订单发送给供应商的同时,还应同时报送到会计部门、采购请求部门、收货部门等,并将订单原件存采购部门留底。

(五)跟踪货物,确保货物符合规定

通常,货物运送由供应商负责。采购部门则有责任督促供应商按时送货。一旦发现问题,必须及时采取行动,如加快运输、寻找替代货源、与供应商协商、重新安排生产等。采购部门还负责就任何关于送货要求的改变与供应商进行协商。

(六)接收货物

接收货物时,由收货部门对产品进行检验,泉州到山东物流以确保收到产品的质量、数量与订购要求相符,同时确定货物的在途损失。收货部门须将采购订单复印件与承运人提供的单证相核对,然后接收货物,填写收货报告并对货物状况等加以说明。如有意外情况,还须进一步检查或采取其他行动。如果货物与单证相符,无须采取其他行动,就可将货物发送到需求部门或进入仓库。

收货部门还须向采购部门报送一份收货报告,对收货情况加以说明。经采购部门确认已履行的订单,由收货部门结算货款(CloseOut)并通知采购部门。若采购部门对履行情况有疑问,则收货部门还需保存采购订单等待结算。如货物需经过质量检查,则结算货款前还须经质检部门许可。

(七)核对供应商的发票以划拨货款

收到供应商的发票时,须将采购订单、收货报告、发票三件凭证进行核对,以确保所有凭证中的内容一致,采购订单与发票上的价格、附加费及折扣一致。